Samtalen skal holdes af den, der kender hverdagen og har medarbejdernes tillid. Det kan fx være ejerlederen, driftslederen eller teamlederen.
Samtalen kan bruges med alle medarbejdere, også lærlinge, elever og internationale medarbejdere.
Hold samtalen fast fire gange om året: Forår, sommer, efterår, vinter. 20 til 30 minutter per medarbejder.